TourCo Privacy Policy / Politique de confidentialité

TOURCO Privacy Policy

Last update: 24.03.2025

TourCo, located at 6 rue Christophe Colomb, 75008, Paris (hereinafter “TourCo,” “we” or “us”), processes, as data controller, the personal data of the individuals for whom a booking on one of our sailing boats is made (hereinafter the “Guests” or “you”).

In order to provide you with transparent information on the processing activities carried out by TourCo within this context and on your rights relating thereto, we have written this privacy policy (hereinafter the “Policy”).

1. TourCo ten principles for protecting your personal data

In accordance with applicable regulations, in particular the European General Data Protection Regulation, we have instituted the following ten principles for the processing of your data within TourCo:

Lawfulness: we use personal data only if:
- we obtain the consent of the person, OR
- it is necessary to do so for the performance of a contract to which the person is a party, OR
- it is necessary for compliance with a legal obligation, OR
- it is necessary in order to protect the vital interests of the person, OR
- we have a legitimate interest in using personal data and our usage does not adversely affect the persons’ rights.
Fairness: we can explain why we need the personal data we collect.
Purpose limitation and data minimization: We only use personal data that we really need.
Transparency: we inform people about the way we use their personal data.
We facilitate the exercise of the people’s rights: access to their personal data, rectification and erasure of their personal data and the right to object to the use of their personal data.
Storage limitation: we retain personal data for a limited period.
We ensure the security of personal data, i.e. its integrity and confidentiality.
If a third party uses personal data, we make sure it has the capacity to protect that personal data.
If personal data is transferred outside European Union, we ensure this transfer is covered by appropriate legal tools.
If personal data is compromised (lost, stolen, damaged, unavailable…), we notify such breaches to the respective country’s responsible authority and to the person concerned, if the breach is likely to cause a high-risk in respect of the rights and freedoms of this person.

For any questions regarding these ten principles, please contact us at the coordinates indicated in article 7 “Your rights.”

2. What personal data is collected?

As part of the processing activities described below, we collect the following personal data, in particular through our partner Orient Express Management Company:

Title,
First name and last name,
Date of birth,
Nationality,
Phone number,
Where applicable, a copy of a piece of identification,
The Accor ALL loyalty program number, or of another partner program, and information about your activities within this program,
Email address,
Postal address (ZIP code, address, city, country),
Information related to the booking,
Information related to your children where applicable (first name, date of birth, age),
Any relevant comments related to your booking that you would spontaneously communicate to us (e.g., smoker or not, type of bedding, print media read, cultural interests, sports, relevant health data, food and drink preferences, etc.),
Your questions/comments during or following your stay/cruise.

The information collected in relation to persons under 16 years of age is limited to their name, nationality and date of birth, which can only be supplied to us by an adult. We would be grateful if you could ensure that your children do not send us any personal data without your consent (particularly via the Internet). If such data is sent, you can contact our data protection officer (see clause “Your rights” below) to arrange for this information to be deleted.

3. For what purposes is your data collected and how long do we retain it?

To simplify the presentation of the data processing’s modalities, we present in the table below the reasons why we process your personal data (purposes), our justifications for the processing (legal bases), as well as the period during which we use them (retention periods).

Purposes	Legal basis	Retention periods
Management of your booking (management of the booking, its payment, personalization of your stay, etc.)	Processing necessary to perform an agreement with you.	For a duration of 3 years from your last contact with us.
Taking into account the preferences, specific situation, and special requirements of the Guest where applicable (e.g., specific diet requirements, health data used to provide you with assistance on board)	Processing based on your consent.
Management of your stay (management of orders on board the yacht, and follow-up of food and beverages)	Processing necessary to perform an agreement with you.	For the duration of your stay.
Sending of our newsletter and marketing communications	Processing necessary to our legitimate interest in communicating about our offers and services.	Until you object, or for a period of 3 years from your last contact with us.
Managing our legal and accounting obligations	Processing necessary to comply with our legal obligation of data storing.	For the compliant duration with our legal obligations or as stipulated by law.
Litigation management	Processing necessary to our legitimate interest in establishing evidence in the event of litigation.	We retain your data for the applicable statutory limitation periods.

4. Condition of third-party access to your personal data

Your personal data may be shared with internal and external recipients under the following conditions:

We share your data with a limited number of authorized staff members and departments within TourCo, and in particular the marketing team, and our customer support. Your data will also be transmitted to the other companies of the group to which TourCo belongs and which provide intra-group services. We will provide you with a full list of these companies if you send a request to the address given in article 7 “Your rights.”
With service providers and partners: your personal data may be transmitted to third parties, in particular to the staff on board the yacht, our concierge and support partners, those organizing the experiences during your cruise, as well as our IT service providers. Your data may also be transmitted to our partner Orient Express Management Company.
Local authorities: we may also disclose your information to local authorities, if required by law or in the course of an investigation and in accordance with local regulations.

5. Protection of your personal data during international transfers

For the purposes indicated in Article 3 of this Policy, we may transfer your personal data to internal or external recipients who may be located in countries offering different levels of personal data protection.

Therefore, TourCo implements appropriate measures to secure the transfer of your personal data to an external recipient located in a country offering a different level of protection from that offered in the country where the personal data is collected.

Data flows to countries that do not offer an equivalent personal data protection are either covered by the exceptions provided for in Article 49 of the GDPR or subject to the standard contractual clauses defined by the European Commission. If necessary, we will also implement additional safeguards to these transfers in order to ensure the effective application of the standard contractual clauses.

You may ask more information on the framing of the international transfers we may perform by sending an email at the address specified in Article 7 “Your rights.”

6. Data security

TourCo takes appropriate technical and organizational measures, in accordance with applicable legal provisions (in particular article 32 of the GDPR), to protect your personal data against destruction, loss or alteration, misuse and unauthorized access, modification or disclosure, whether such actions are unlawful or accidental.

To this end, we have implemented technical measures (such as firewalls) and organizational measures (such as a login/password system, physical protection, etc.) to ensure the ongoing confidentiality, integrity, availability and resilience of the processing systems and services.

7. Your rights

You have the right to obtain information and access to your personal data collected by TourCo, subject to the applicable legal provisions.

You also have the right to have your data rectified, erased or have its processing restricted. Furthermore you have the right to data portability and to issue instructions on how your data is to be processed after your death (hopefully as late as possible!). You can also object to the processing of your personal data.

If you wish to exercise any of your rights, please contact our department in charge of these matters directly at the email address: [email protected], or at 6 rue Christophe Colomb, 75008, Paris.

For the purposes of confidentiality and personal data protection, we will need to check your identity in order to respond to your request. In case of reasonable doubts concerning your identity you may be asked to include a copy of an official piece of identification, such as an ID card or passport, along with your request. A black and white copy of the relevant page of your identity document is sufficient.

All requests will receive a response as swiftly as possible and in compliance with applicable law.

You also have the right to lodge a complaint with a data protection authority.

Politique de confidentialité TOURCO

Date de dernière mise à jour : 24.03.2025

La société TOURCO, dont le siège social est situé 6 rue Christophe Colomb, 75008, à Paris (ci-après « TourCo » ou « nous »), traite, en sa qualité de responsable de traitement, les données personnelles des personnes pour qui une réservation à bord de l’un de nos voiliers est effectuée (les « Voyageurs » ou « vous »).

Afin de vous fournir une information transparente sur les traitements mis en œuvre par TourCo dans ce cadre et sur vos droits y afférents, nous avons rédigé la présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique »).

1. Dix principes de TourCo en matière de protection des données personnelles

Conformément aux réglementations en vigueur, en particulier le Règlement Général sur la Protection des Données adopté en Europe, nous avons établi les 10 principes suivants pour le traitement de vos données au sein de TourCo :

Licéité : nous n’utilisons des données personnelles que si :
- nous avons obtenu le consentement de la personne, OU
- cela est nécessaire pour l’exécution d’un contrat auquel la personne est partie, OU
- cela est nécessaire pour le respect d’une obligation légale, OU
- cela est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne, OU
- nous poursuivons un intérêt légitime en utilisant des données personnelles et cette utilisation ne porte pas atteinte aux libertés et aux intérêts de la personne.
Loyauté : nous vous expliquons en quoi nous sont utiles les données personnelles que nous collectons.
Finalités déterminées et minimisation des données : nous ne collectons que les données personnelles réellement nécessaires.
Transparence : nous informons les personnes concernées de la manière dont nous utilisons leurs données.
Nous facilitons l’exercice de leurs droits : accès aux données, rectification, effacement des données et opposition au traitement des données.
Durées de conservation : nous ne conservons les données personnelles que pour des durées limitées.
Nous assurons la sécurité des données personnelles, c’est-à-dire leur intégrité et leur confidentialité.
Si un tiers doit utiliser des données personnelles, nous nous assurons qu’il est en mesure de protéger les données personnelles.
Si les données personnelles doivent être transférées en dehors de l’Union européenne, nous nous assurons que ce transfert est encadré par les dispositifs juridiques appropriés.
Si des données personnelles sont compromises (perdues, volées, endommagées, indisponibles…), nous notifions cette violation aux autorités de protection des données compétentes et aux personnes concernées, si la violation est susceptible de générer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes.

Pour toute question sur ces 10 principes de protection des données, veuillez nous contacter aux coordonnées figurant à l’article 7 « Vos droits ».

2. Quelles sont les données personnelles collectées ?

Dans le cadre des traitements décrits ci-dessous, nous collectons les données personnelles suivantes notamment par l’intermédiaire de notre partenaire Orient Express Management Company :

Civilité,
Nom et prénom,
Date de naissance,
Nationalité,
Numéro de téléphone,
Copie d’une pièce d’identité le cas échéant,
Numéro de membre du programme de fidélité Accor ALL ou d’un autre programme partenaire et informations relatives à vos activités dans le cadre de ce programme,
Adresse email,
Coordonnées postales (code postal, adresse, ville, pays),
Informations relatives à la réservation,
Informations relatives à vos enfants le cas échéant (prénom, date de naissance, âge),
Tout commentaire pertinent avec votre réservation que vous nous communiqueriez spontanément (e.g. fumeur ou non, type de literie, type de presse écrite lue, intérêts culturels, sports, données de santé pertinentes, préférences alimentaires et de boissons, etc.),
Vos questions/commentaires durant ou suite à un séjour / croisière.

La collecte d’informations sur des personnes de moins de 16 ans est limitée à leurs seuls nom, nationalité et date de naissance, qui ne peuvent nous être fournis que par un adulte. Nous vous remercions de vous assurer que vos enfants ne nous transmettent aucune donnée personnelle sans votre autorisation (notamment via Internet). Dans l’hypothèse où une telle transmission aurait lieu, vous pouvez nous contacter (voir l’article « Vos droits » ci-dessous) afin que ces informations soient supprimées.

3. Pour quelles finalités vos données sont-elles collectées et combien de temps les conservons-nous ?

Afin de simplifier la présentation des caractéristiques des traitements mis en œuvre, nous présentons dans le tableau ci-dessous les raisons pour lesquelles nous traitons vos données personnelles (finalités), nos justifications du traitement (bases légales) ainsi que la période durant laquelle nous les utilisons (durées de conservation).

Finalités	Bases légales	Durées de conservation
Gestion de votre réservation (gestion de la prise de réservation, du paiement, personnalisation de votre accueil, etc.)	Traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie.	Pour une durée de 3 ans à compter de votre dernier contact avec nous.
Prise en compte de la situation, des préférences et exigences particulières du Voyageur le cas échéant (e.g. régime alimentaire particulier, données de santé...)	Traitement basé sur votre consentement.
Gestion de votre séjour (gestion des commandes à bord du yacht, et du suivi des consommations)	Traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie.	Pour la durée de votre séjour.
Diffusion de notre newsletter et de nos offres commerciales	Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime à communiquer sur nos offres et services.	Jusqu’à ce que vous vous y opposiez, ou pour une durée de 3 ans à compter de votre dernier contact avec nous.
Gestion de nos obligations légales et comptables	Traitement nécessaire au respect de nos obligations légales de conservation des données.	Pour la durée conforme aux obligations légales ou aux délais prévus par la loi.
Gestion du contentieux	Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime à nous constituer une preuve en cas de contentieux.	Nous conservons vos données pendant les durées de prescription légale applicables.

4. Condition d’accès par des tiers à vos données personnelles

Vos données personnelles peuvent être partagées avec des destinataires internes et externes dans les conditions suivantes :

Nous partageons vos données avec un nombre limité de personnes et de services autorisés au sein de TourCo, et notamment notre service marketing, ainsi que notre service client. Vos données seront également transmises aux autres sociétés du groupe auquel TourCo appartient et qui fournissent des services intragroupe. Nous mettrons à votre disposition une liste complète de ces sociétés si vous nous le demandez en écrivant à l’adresse indiquée à l’article 7 « Vos droits ».
Avec des fournisseurs prestataires de services et partenaires : vos données personnelles peuvent être transmises à des tiers, et notamment au personnel à bord du yacht, nos partenaires de conciergerie, d’assistance et ceux organisant les expériences durant votre croisière, ainsi qu’à nos prestataires informatiques. Vos données peuvent également être transmises à notre partenaire Orient Express Management Company.
Autorités locales : nous pouvons aussi être amenés à transmettre vos informations aux autorités locales, si cela est exigé par la loi ou dans le cadre d’une enquête et conformément à la réglementation locale.

5. La protection de vos données personnelles lors de transferts internationaux

Pour les finalités indiquées dans l’article 3 de la présente Politique, nous pouvons transférer vos données personnelles à des destinataires qui peuvent se trouver dans des pays offrant des niveaux de protection des données personnelles différents.

Par conséquent, TourCo met en œuvre les mesures appropriées afin de sécuriser le transfert de vos données personnelles vers un destinataire situé dans un pays proposant un niveau de protection différent de celui du pays dans lequel les données personnelles sont collectées.

Les flux de données vers les pays qui n’offrent pas une protection équivalente des données personnelles seront alors soit couverts par les exceptions prévues à l‘article 49 du RGPD, soit régis par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. Si nécessaire, nous mettrons également en place des garanties supplémentaires à ces transferts afin d’assurer l’application effective des clauses contractuelles types.

Vous pouvez demander plus d’informations sur l’encadrement des transferts internationaux que nous pouvons effectuer en envoyant un email à l’adresse indiquée à l’article 7 « Vos droits ».

6. Sécurité des données

TourCo prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément aux dispositions légales applicables (en particulier l’article 32 du RGPD), pour protéger vos données personnelles contre la destruction, la perte ou l’altération, l’utilisation détournée et l’accès non autorisé, la modification ou la divulgation, que ces actions soient illicites ou accidentelles.

À cette fin, nous avons mis en place des mesures techniques (telles que des pare-feux) et des mesures organisationnelles (telles qu’un système d’identifiant / de mot de passe, des moyens de protection physique, etc…) afin d’assurer la constante confidentialité, intégrité, disponibilité et résilience des systèmes et des services de traitement.

7. Vos droits

Vous avez le droit d’obtenir des informations et d’accéder à vos données personnelles collectées par TourCo, sous réserve des dispositions légales applicables.

Vous avez également le droit de faire rectifier vos données, de les faire effacer ou d’en limiter le traitement. De plus, vous avez le droit à la portabilité de vos données et le droit de définir des instructions pour le traitement de vos données après votre mort (le plus tard possible !). Vous pouvez aussi vous opposer au traitement de vos données.

Si vous souhaitez exercer ces droits, vous pouvez contacter directement notre service en charge de ces sujets à l’adresse email : [email protected], ou au 6 rue Christophe Colomb, 75008, à Paris.

Dans un souci de confidentialité et de protection de vos données personnelles, nous devrons vous identifier afin de répondre à votre requête. Pour cela, en cas de doutes raisonnables sur votre identité, il pourra vous être demandé de joindre à l’appui de votre demande, la copie d’un document officiel d’identité, tel qu’une carte d’identité ou un passeport. En ce cas la copie recto noir et blanc de l’un de ces documents suffit.

Toutes les demandes seront traitées dans les meilleurs délais et en conformité avec la loi applicable.

Enfin, vous pouvez introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.